Gestão de Projetos – GP-Web

Boas vindas ao Espaço GP-Web!

Neste ambiente você encontrará uma série de recursos para auxiliar na condução do planejamento e na construção dos planos da sua Unidade. Nosso objetivo, com a utilização dessa interface, é facilitar o processo de disseminação dos principais elementos do planejamento da UFSC e, ao mesmo tempo, ampliar o conhecimento dos servidores a respeito das práticas de Planejamento e Gestão Estratégica, para que estas sejam efetivamente institucionalizadas na nossa instituição.

 

O que é um projeto?

Toda atividade realizada que tem um resultado único e inédito pode ser administrada como um projeto. A ideia surge a partir de um evento temporário ou inovador com uma sequência de atividades planejadas que precisam ser seguidas para sua conclusão e alcance do objetivo, tendo começo e fim programados. Para isso, é preciso ter responsáveis designados para cada atividade e um gerente/coordenador do projeto para que tenha andamento e encerramento.

Os projetos devem ser específicos, mensuráveis, realizáveis e estar dentro de um prazo.

Antes de iniciar o projeto, diferentes alternativas de projetos devem ter sido levantadas. Podem ser soluções de problemas ou mesmo novos projetos para atingir as metas. Estudar as alternativas possibilita escolher e planejar de forma realista. As alternativas escolhidas, às vezes, podem ser percebidas como inviáveis por suas necessidades de recursos, e por isso é importante analisá-las.

Existem vários métodos para iniciar o planejamento. Um destes, a técnica Brainstorming, traduzida como “tempestade de ideias”, pode ser utilizada para desenvolver ideias de projetos, para a busca de uma solução específica, por exemplo. Realizada geralmente em grupos, o objetivo é listar o máximo de ideias possíveis sem análise prévia de viabilidade, sem nenhuma discriminação. Com as ideias listadas é possível escolher uma entre elas ou, a partir delas, criar uma nova.

 

O que é o GP-Web?

O GP-Web é um sistema de gerenciamento de projetos. Busca estruturar ideias de projetos como visto anteriormente e transforma-las em projetos de fato.

Segundo o PMBOK (PM Book Of Knowledge), do PMI (Project Management Institute) existem nove áreas de conhecimento em gestão de projetos: escopo, tempo, recursos humanos, integração, comunicação, qualidade, custos, riscos e aquisições. Essas áreas são comuns nos variados tipos de projeto que podem existir, e servem como orientação para o sucesso dos resultados e atingimento dos objetivos relatados no escopo. O GP-Web possui maior foco no escopo, no tempo e nos custos.

 

Porque lançar os projetos ligados às metas-UFSC no novo sistema GP-Web?

Projetos possibilitam transformar objetivos estratégicos em resultados. A UFSC mantém 21 objetivos que buscam a excelência da universidade através do alcance de metas. Para tal, as unidades administrativas e os centros de ensino desenvolvem projetos próprios. Atualmente, cada área se organiza de forma independente repassando suas informações através de planilhas para o Departamento de Planejamento. A partir do GP-Web todos os projetos estarão em um único sistema.

Os relatórios dos projetos podem ser extraídos diretamente do sistema de forma padronizada. Assim, o acompanhamento pode ser feito ao longo do ano de forma rápida, tratando o alcance das metas de uma maneira mais real e prática para as unidades e centros. O uso do sistema proporcionará também transparência à gestão, pois disponibiliza a informação de forma clara e segura.

 

As informações acima são parte do MANUAL GPWEB.

Segue uma apresentação sobre gestão de projetos na UFSC Gestão de Projetos DPGI.

Acesse os arquivos abaixo para saber mais:

 

Tópico 1

Capacitação – Processo de Planejamento na UFSC
Material base para o treinamento realizado pelo DPGI.

Capacitação Planejamento Estratégico

 

Tópico 2

Planejamento Institucional

Efetivamente, a formalização do planejamento é uma iniciativa recente nas organizações, estando, a priori, à mercê do exercício orçamentário. A evolução do conceito foi incorporando outros como visão de futuro, controlar o futuro, tomada de decisão e decisão integrada.Um conceito apropriado, hoje, seria o de que o “Planejamento é um procedimento formal para produzir um resultado articulado, na forma de um sistema integrado de decisões” (MINTZBERG, 2004).Não obstante a isso, o planejamento é essencial para corroborar o princípio constitucional de eficiência que – somado aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade – norteia as organizações da administração pública.Na UFSC, desde 2010, o planejamento é sistematizado pelo:

  • Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI;
  • Planejamento Estratégico das Unidades;
  • Ações/Projetos.

 

Tópico 3

Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI

O Plano de Desenvolvimento Institucional 2010-2014 (PDI 2010-2014) é o documento que sistematiza o planejamento da UFSC à guisa de marcos legais. Ele contém a missão, visão e objetivos da universidade, e dele partem as demais iniciativas de planejamento. Foi elaborado em 2009 e aprovado pelo Conselho Universitário no mesmo ano.

– Plano de Desenvolvimento Institucional – 2010-2014

 

Tópico 4

Relatório de Atividades

O relatório apresenta as atividades realizadas pela Universidade durante o ano, prestando contas à sociedade os avanços da instituição no Ensino, Pesquisa, Extensão, Cultura e Arte e nas mais diversas interelações com a comunidade.

O relatório de atividade do ano de 2012 está em finalização e logo estará disponível ao público.

RELATORIO ATIVIDADES 2011 / RELATORIO ATIVIDADES 2010

 

Tópico 5

Planejamento Estratégico dos Centros de Ensino e Campi

O Planejamento Estratégico dos Centros de Ensino e novos Campi foi desenvolvido no primeiro semestre de 2010. Os encontros contaram com a participação de integrantes e dirigentes das unidades, sob assessoria da PROPLAN, onde foram relembradas as orientações estratégicas (missão, visão e propósitos) da universidade e da unidade. A partir disso foi analisado o ambiente externo (oportunidades e ameaças) e interno (forças e fraquezas).Após essa análise, elencaram-se questões estratégicas de onde partiram as ações/projetos.

 

Tópico 6

Planejamento Estratégico das Unidades Administrativas

O Planejamento Estratégico das Unidades Administrativas foi desenvolvido ao longo do ano de 2010. Os encontros contaram com a participação de integrantes e dirigentes das unidades, sob assessoria da SEPLAN, onde foram relembradas as orientações estratégicas, seguindo a mesma metodologia adotada aos Centros de Ensino.Após essa análise, elencaram-se questões estratégicas de onde partiram as ações/projetos.

 

Tópico 8

Ações/Projetos – Termo de Referência

Projeto é “um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados” (PMI, 2010).A PROPLAN normatizou a formalização dos Projetos na UFSC através dos Termos de Referência, investidas que derivam das estratégias vislumbradas no Planejamento Estratégico das Unidades Administrativas e, ainda, estão à guisa do Plano de Desenvolvimento Institucional. Vale salientar que o Termo de Referência é um formulário que contém as informações necessárias para a o desenvolvimento adequado de cada projeto, servindo como um sumário de suas informações.Abaixo, o formulário do Termo de Referência e instruções de como preenchê-lo. Lembrando que o GP-Web foi adaptado para conter os campos presentes nesse termo.

– Termo de Referência do GP-Web

 

Tópico 9

Ciclo do Processo de Planejamento

Dado o PDI UFSC 2010-2014, o Planejamento Estratégico das Unidades e definidas as Ações/Projetos, a SEPLAN irá organizar, avaliar, orçare aprovar (ou não) estas.Então, inicia-se a execução das Ações/Projetos e, com a sua conclusão, a avaliação a partir de indicadores definidos.Concluído o processo, ter-se-á subsídio para a reformulação do Planejamento Estratégico da Unidade, ou a continuidade do anterior, de onde partirão as Ações/Projetos do novo ciclo.

CICLO DO PROCESSO

 

Tópico 10

Vídeos sobre Planejamento Estratégico

Planejamento Estratégico – Presidente TRT-SC / Planejamento Estratégico – Secretária Planejamento TRT-SC / Planejamento Estratégico – Prof. Fausto Morey

 

Tópico 11

Introdução ao Planejamento

Materiais com conceitos básicos referente a identidade organizacional, planejamento e gestão de projetos.

Historico do Planejamento na UFSC

 

Tópico 13

Planejamento UFSC

Manual do Processo de Planejamento na UFSC / Glossário de Termos

 

Tópico 14

Projetos

Conjunto único de atividades com ponto de início e de encerramento no curso de determinado tempo, que produz um produto final mensurável ao qual poderão ser atribuídos indicadores.

GUIA EXPLICATIVO DOS TERMOS DE REFERÊNCIA

 

Suporte GP-Web

Ferramentas para o auxílio ao uso do sistema de gestão de projetos GP-Web.

Composto por vídeos tutoriais e fórum de dúvidas e respostas (perguntas frequentes).

Demais dúvidas com a equipe do Departamento de Planejamento e Gestão da Informação/PROPLAN.

Ramais: 4887 / 4088

 

– MANUAL GPWEB

 

VIDEO-TUTORIAIS:

Como criar um projeto novo?

Como adicionar integrantes ao projeto?

Como criar uma tarefa em um projeto?

Como subordinar uma tarefa a outra?

Como criar um registro de tarefa?

Como atualizar o status do projeto?

Como criar um indicador no projeto?

Como acompanhar um indicador?

Como encerrar um projeto?